OKR یا اهداف و نتایج کلیدی
«راهکار مدیریتی که کمک می‌کند تا شرکت اطمینان حاصل کند که تلاش هایش در سراسر گستره سازمان، بر روی جهت گیری و موضوعات مهم متمرکز بوده و منجر به پیشبرد اهدف و عملکرد شده است» . سرواژه OKR، مخفف عبارت «Objectives and Key Results» به معنای «اهداف و نتایج کلیدی» است. این مفهوم، چارچوبی پرطرفدار در زمینه مدیریت اهداف بوده و به سازمان‌ها در اجرایی کردن و پیاده‌سازی استراتژی‌ها کمک فراوان می‌رساند.
OKR یا همان اهداف و نتایج کلیدی، یک رویکرد هدف‌گذاری مبتنی بر اطلاعات است. به جای تکوین هدف، تمرکز OKR روی دستیابی به هدف قرار دارد. این چارچوب، ابزاری ساده برای ایجاد توازن و تعهد کاری در راه رسیدن به اهدافی قابل سنجش به حساب می‌آید. رویکرد OKR، موجب می‌شود تا همه اعضای گروه و کارکنان، در مسیر دستیابی به این اهداف مشترک قدم بردارند. با استفاده از این چارچوب می‌توانید از اینکه همه افراد دخیل در یک پروژه دارای هدفی یکسان هستند، اطمینان حاصل کنید.
تاریخچه OKR:
OKR تاریخچه‌ای طولانی داشته و سابقه آن به سال 1954 میلادی می‌رسد. در این سال، پیتر دراکر مفهوم MBO یا «مدیریت برحسب اهداف – Management by Objectives» را اختراع کرد. در سال 1968 میلادی، اندرو گراو، شرکت اینتل (Intel) را پایه‌گذاری کرد. او طی دوران مدیریت خود در اینتل، به توسعه مفهوم MBO پرداخته و آن را به چارچوبی که امروزه به عنوان OKR می‌شناسیم، تبدیل کرد. با اینکه از اندی گرو مدیرعامل شرکت اینتل به‌عنوان پدر OKR یاد می‌شود، اما نباید نقش جان دوئر و شرکت گوگل را در رواج این تکنیک نادیده بگیریم. زیرا جان دوئر که قبلاً فروشنده شرکت اینتل بود، با شرکت در دوره آموزشی OKR اندی گرو، توانست OKR های جدیدی تعریف کند که موجب تغییرات مثبت در شرکت اینتل شد. پس از کسب تجربه موفق او در اینتل زمانی که به‌عنوان مشاور شرکت گوگل انتخاب شد، این تکنیک را به مؤسسین گوگل معرفی کرد. پس ازآن‌که OKR، توسعه گوگل را رقم زد؛ شرکت‌های دیگر شروع به طراحی و پیاده سازی OKR کردند و شرکت‌هایی مثل آمازون، اپل و لینکدین با OKR توانستند به نتایج شگفت‌انگیزی دست یابند.
این مدل از مدیران و صاحبان کسب و کارها می‌خواهد که برای تک تک اعضای سازمان، هدف تعیین کنند تا کارکنانشان بدانند که چگونه می‌توانند سازمان را در جهت گیری مناسب و رسیدن به اهدف خود یاری دهند. گوگل راز موفقیتی دارد که هر فرد و هر شرکتی با استفاده از آن می تواند به موفقیت برسد. این راز موفقیت OKR یا اهداف و نتایج کلیدی نام دارد.گوگل از جمله شرکت‌های پیشروست که اغلب برای تعیین اهداف بلندپروازانه و پیگیری پیشرفت مجموعه در آن از اهداف و نتایج کلیدی یا همان مفهومOKR استفاده می‌کند.اما معنای اهداف و نتایج کلیدی در مدل OKR چیست؟
OKR ها ذاتاً سازمان ها را به تلاش بیشتر دعوت می کنند تا کمی بیشتر از آنچه که فکر می کردند (نواندیشی در فلسفه بودن) ممکن است بیرون بیایند. تلاش کنند و رشد کنند. OKR در واقع یک روش مدیریت هدف، برای شرکت‌های بلند پرواز ، برجسته و با رشد بالا است. وقتی سازمان اهداف خود را به صورت منظم و اولویت‌بندی‌شده معرفی می‌کند، اعضا خیلی آسان می‌فهمند که باید به چه مسائلی توجه کنند و چه مسائلی را در اولویت‌های بعدی قرار دهند. در حال حاضر کسب و کارها با مشکل بزرگی به نام عدم تمرکز و بی‌نظمی روبرو هستند. مدل OKR این قدرت و توانایی را دارد که کسب و کارها را هدفمندتر کند و بهره‌وری آن را به میزان قابل توجهی افزایش دهد.
همسوسازی OKR با مسیر تعالی و نقش آن در بهبود جهت گیری و نتایج سازمانی
OKR هم برای افراد ، هم برای شرکت های کوچک و هم برای شرکت های مختلف با اندازه های بزرگ می تواند مفید و موثر باشد. در تعریف و جاریسازی مفهوم OKR ، چشم انداز ، ماموریت و فلسفه وجودی شرکت را نباید فراموش کرد . چیزی که سازمان‌ها معمولا هنگام شروع کار و آشنایی با مفهوم OKR فراموش می‌کنند، بیان صریح و عملیاتی ماموریت و چشم‌انداز شرکت و همسو سازی آن با اهداف و مقاصد اصلی است. اساسا اجرای یک برنامه OKR موفق مبتنی و متمرکز بر مدیریت عملکرد بدون توجه به ارکان جهت ساز و این موارد امکان‌پذیر نیست. موضوع مدیریت عملکرد در مدل تعالی سازمانی ویرایش 2020 و 2025 نیز به شدت و وضوح کامل هم در معیار 1 : مبنای وجودی سازمان ، چشم انداز و استراتژی و زیر معیار 1- 5 و هم در معیار 5 پیشبرد عملکرد و تحول و زیر معیار 5-1 ، مورد توجه قرار گرفته و از طریق موضوعات زیر بیان و تشریح شده است .
5-1 : طراحی و استقرار سیستم مدیریت عملکرد و حاکمیت سازمانی
- یک سیستم حاکمیت سازمانی و مدیریت عملکرد را طراحی و مستقر می کند که با اهداف بلندپروازانه و غایی سازمان همسو باشد و به استراتژی و توسعه های روی داده درون اکوسیستم، قابلیت های سازمان و مهم ترین چالش های فراروی سازمان بپردازد .
- ساختار حاکمیتی را در سازمان بنا می نهد که ذینفعان کلیدی را برای مشارکت در استراتژی و تصمیم گیری توانمند کند .
- برنامه زمان بندی بازنگری حاکمیت سازمانی را تعریف و اجرا می کند که با سرعت تغییرات در اکوسیستم همخوانی داشته باشد، پیشرفت در اجرای استراتژی را پایش کرده و اولویت های عملکردی و تحولی سازمان را هدایت می کند .
- اطمینان حاصل می کند که سیستم های مدیریت عملکرد و تحول و گزارش دهی اندازه گیری بر اساس ماهیت کاری سازمان ایجاد شده باشند تا پاسخ گویی به موقع و شفافیت برای ذینفعان را به ارمغان آورند .
- اطمینان حاصل می کند که به عنوان یک موضوع حداقلی، تمامی الزامات دولتی ، قانونی و نظارتی را برآورده می سازد .
جز معیار 5-1 : پیشبرد عملکرد و مدیریت ریسک
- از سیستم مدیریت عملکرد برای حصول اطمینان از پیوند منسجم بین مبنای وجودی سازمان، استراتژی، اهداف خلق ارزش پایدار و نتایج استفاده می کند .
- از سیستم مدیریت عملکرد برای هدایت بهبودهای آگاهانه، موثر ، پاسخگو و مبتنی بر واقعیت استفاده می کند .
- بر اساس اطلاعات به دست آمده از سیستم مدیریت عملکرد ، پروژه ها را مدیریت می کند و فرآیندها را بهبود می بخشد.
- ریسک ها را می شناسد و تاثیر بالقوه آنها را بر اولویت های استراتژیک ، چگونگی اجرای کارها و نتایج مطلوب و همچنین فرصت های بالقوه ارزیابی می کند .
- برنامه هایی را برای مدیریت ریسک از مناظر مختلف مانند ابعاد فرهنگی، استراتژیک، عملیاتی، مالی ، قانونی، نظارتی، اجتماعی و فنی ( شامل ریسک های فناوری اطلاعات و چالش های امنیت سایبری) توسعه و اجرا می کند .
OKR از یک هدف (Objective) تشکیل می‌شود و به ما می‌گوید که چه کارهایی برای رسیدن به این هدف، انجام دهیم. در این سیستم، چندین نتیجه‌ی کلیدی (Key Results) وجود دارد که قابل اندازه‌گیری بوده و قبل از رسیدن به هدف، باید به این نتایج دست پیدا کنید. همچنین، در سیستم OKR یک سری Initiatives طراحی می‌شوند که شامل پروژه‌ها و وظایفی هستند که به شما در دستیابی به نتایج کلیدی کمک می‌کنند.چارچوب OKR بهترین شیوه‌های ممکن را انتخاب کرده و به کارمندان کمک می‌کند نتایج کارهایشان را الویت‌بندی، جهت دهی و اندازه‌گیری کنند. OKR ها از سه جز تشکیل شده است:
هدف: می‌خواهیم به چه چیزی برسیم.
نتایج کلیدی: چگونه بدانیم که به هدف رسیده‌ایم.
وظایف: در مورد دستیابی به هدف چه کاری باید انجام دهیم.
OKRها می‌توانند به تیم‌ها و افراد کمک کنند تا از منطقه امن خود خارج شوند، کار را در اولویت قرار دهند و هم از موفقیت و هم از شکست درس بگیرند. وقتی این مدل در سازمان پیاده شود، اعضا و کارکنان می‌توانند دقیقاً به وظایف خود نسبت به سازمان و نقشی که در موفقیت یک کسب و کار ایفا می‌کنند، پی ببرند. از طرفی مطالعات نشان می‌دهد که وقتی کارکنان هدف مشخصی داشته باشند و بدانند که دقیقاً باید چه کارهایی را انجام دهند، عملکرد و کارایی بهتری از خودشان بروز خواهند داد.
OKR یک چارچوب یا فریمورک برای تعریف اهداف و ردیابی نتایج آنها است. این اهداف و نتایج کلیدی آنها باید طوری تعریف شده باشند که در پایان بتوانید بگویید کار انجام شده یا نه. جواب باید یک کلمه باشد: بله یا خیر! اگر OKR درست تعریف شده باشد، جای هیچ بحث و قضاوتی نیست و پاسخ به همین سادگی است. هدف، برنامه و نتیجه سه عنصر اصلی OKR هستند. برای هر یک از این عناصر ویژگی‌های متعددی تعریف‌شده است. ازجمله اینکه اهداف باید مهم، قابل‌دستیابی، چالشی، انگیزه‌بخش و… باشند. یا نتایج، کمی بوده و خاصیت فریبندگی نداشته باشد.
سیستم OKR اهداف و نتایج کلیدی را برای تک‌تک اعضای سازمان تعریف می‌کند و افراد می‌توانند خیلی دقیق به اهداف و نتایج کلیدی مربوط به خودشان پی ببرند و بدانند که باید چه زمانی، چه کاری را انجام دهند. وقتی اعضای سازمان می‌دانند که دارند سازمان را به اهداف اصلی خود نزدیک می‌کنند، مسلماً موثرتر عمل خواهند کرد. در واقع می توان جمع بندی کرد که این مدل خود رویکردی ساختارمند و موثر در زمینه پیشبرد عملکرد سازمانی بحساب می آید.
مثال‌هایی از اهداف
- از بین بردن یا کاهش تعارض بین کارکنان از طریق یک نظام ساختارمند
- تبدیل به بهترین شرکت تولیدی در منطقه.
- بهینه کردن قیمت‌ها و خدمات برای فروش بیشتر.
- ایجاد فرهنگ نوآوری در واحدهای سازمانی.
- توانمندکردن تیم R&D و مهندسی برای خودکفایی بیشتر در تامین.
مثال‌هایی از نتایج کلیدی
- از بین 10 رتبه بهتر در بین گروه همکاران یا رقبا در بازار ، صعود به 3 رتبه برتر .
- افزایش شانس برنده شدن در مناقصات از 20% به 40%.
- کاهش 60% دوباره کاریها و برگشتیها .
مثال‌هایی از ابتکارات
- استخدام افراد متخصص و دانشی برای کارهای منحصربه فرد.
- راه اندازی یک مدل فروش و خدمات ویژه جدید.
- دعوت همکاران برای ایجاد تیمهای نوآوری در هر بخش
- بازنگری و توزیع پرسشنامه در بین جامعه‌ی هدف و مشتریان کلیدی .
تفاوت OKR و KPI چیست؟
شاخص KPI یک شاخص برای ارزیابی عملکرد فعالیت‌های اجرایی است که ممکن است با OKR اشتباه گرفته شود. این دو مفهوم اگرچه تا حدی شبیه به نظر می‌رسند، اما کاملاً با هم متفاوت هستند. شاخص KPI فقط عملکرد شما در یک فعالیت را مورد سنجش قرار می‌دهد و بازخوردی از کیفیت آن به شما می‌دهد. بنابراین KPI در مقطعی از زمان به بهبود عملکرد شما کمک می‌کند، اما تضمینی برای تحقق اهداف شما نیست. اما OKR به شما کمک می‌کند که اهداف قابل اندازه‌گیری تعریفی کنید. اگر سازمان را یک خودروی در حال حرکت تصور کنیم، KPI عقربه سرعت‌سنج خودرو است و OKR مقصدی است که خودرو به سمت آن حرکت می‌کند.
مزایای استفاده از OKR چیست؟
از مزایای استفاده از این روش می توان به موارد زیر اشاره نمود:
- تمرکز تلاش ها و فعالیت های سازمان
- شکل گیری یک نظام فکری مناسب در شرکت
- امکان اندازه گیری میزان دسترسی به اهداف
- مشخص شدن اهداف اصلی شرکت
شرکت های پیشتاز همواره به دنبال استفاده از یک روش منحصر به فرد و کاربردی برای مدیریت اهداف کوتاه و بلند مدت خود بوده‌اند. OKR به عنوان یکی از این روش ها می تواند برای شرکت های کوچک و بزرگ که به دنبال نظارت مستمر و مشخص شدن وظایف کارکنان هستند بسیار کاربردی و تاثیرگذار باشد.
ویژگی‌های مهم و اهداف OKR چیست؟
- هماهنگی – اهداف تیم باید همواره با اهداف شرکت هماهنگی داشته و از مقصود نهایی سازمان شما پشتیبانی کنند. اهداف گروهی باید تنها بعد از توافق همگانی بر سر ویژگی‌های بنیادین OKR شرکت طرح شوند.
- اثربخشی بالا – اهداف تیم باید طوری تعیین شوند که در صورت رسیدن به آنها، تاثیر مثبت قابل توجهی در کل سازمان شما دیده شود. موفقیت در دستیابی به اهداف تیم نیز باید مانند اهداف شرکت، علتی برای شادی و جشن گرفتن باشد.
- وابستگی به زمان – نگه داشتن اهداف تیم در چارچوب زمانی کوتاه و مشخص، منجر به افزایش تمرکز می‌شود. همچنین رعایت این نکته، به شما امکان بازبینی در اهداف را به صورت دوره‌ای می‌دهد. این کار، به شما در تشخیص سریع کارکردهای درست و غلط در بخش‌های مختلف پروژه کمک می‌کند. در صورتی که متوجه شدید اهداف تیم شما در راستای OKR شرکت جلو نمی‌روند می‌توانید در دوره زمانی بعدی، تغییرات لازم را اعمال کنید.
در بیشتر سازمان‌ها، OKR به حل چالش اجرا و به عمل آوردن استراتژی، با روشی که شفاف، قابل اندازه‌گیری و برای تمام کارمندان قابل درک باشد می‌پردازد. اگر بخواهیم چنین کاری با موفقیت صورت بگیرد، باید مسئولی را برای اجرایی کردن و مدیریت OKR، از میان اعضای درون سازمان، انتخاب کنیم. به فرد صاحب این جایگاه شغلی در سازمان، «نماینده رسمی» می‌گوییم. وظیفه نماینده رسمی، حصول اطمینان از این مسئله است که تمام اعضایی که مشمول رهنمود OKR شده‌اند، به درستی آموزش دیده، متعهد بوده و به صورت مداوم، کمک و راهنمایی مورد نیاز خود را دریافت می‌کنند.
دلایل شکست OKR ها :
OKR ها فقط لیست کارهای متنوع نیستند، بلکه اهداف مشترکی هستند که می توانند عملکرد را افزایش دهند. آنها به کارکنان کمک می کنند تا ایده روشن تری از دستیابی به اهداف روزانه خود به طور منظم و کارآمد داشته باشند و تلاش های جمعی و متمرکز برای رسیدن به اهداف مشترک داشته باشند. اجازه دهید برخی از دلایل حیاتی را که منجر به شکست OKRs در پیاده سازی می شود، تحلیل و ارائه کنیم.
- عدم پیگیری OKR ها
- فقدان فرهنگ تصمیم گیری مبتنی بر داده
- عدم پیگیری و تعهد رهبری
- عدم شفافیت و وضوح مناسب OKR
- عدم اجرای OKR در کل شرکت.
- OKR ها را نباید بعنوان ابزاری اهرمی جهت ارزیابی عملکرد بکار برد.
- نبود ابزارهای مناسب
- تعیین اهدافی که خیلی دور هستند.
- تعدد و اهداف خیلی زیاد
OKR یک چارچوب است. اما در کنار این ماهیت،بررسی دلایل فوق در اجرای OKR یک فرایند یادگیری نیز به حساب می‌آید. این فرایند معمولا منجر به تغییری اساسی در طرز تفکر و رویه سنجش افراد در زمینه کاری آنها شده و تمرکز روی محصول و خدمت را با تمرکز روی بازدهی، جایگزین می‌کند.
تهیه و ترجمه مطلب : دکتر حمید رضا خدمتگزار
منبع : www.peoplebox.ai
بنیاد آموزشی ، ترویجی و علمی ، تعالی و نوآوری سازمانی
مرجع تخصصی مشاوره و آموزش #تعالی_سازمانی و نوآوری ، پایگاهی با تولید مطالب دانشی در راستای توجه و تمرکز بر بهبود ، با هدف انتقال دانش ،توسعه و بهبود ، مدلهای ذهنی، نوآوری ، نواندیشی و یادگیری در مسیر تعالی فردی، تیمی و سازمانی !
با تشکر از توجه شما ، لطفا درخواست خود را از طریق روشهای زیر یا با پیام تلگرامی به شماره 09331331285 ارسال نمایید.
با سلام مطالب بسیار کاربردی و متفاوتی ارایه شد ، حتما در برنامه‌های کاری و آموزشی مدیران در نظر خواهم گرفت.
با درود و تشکر ، در ارائه برنامه و تنظیم اهداف آموزشی و توسعه ای مدیران در مسیر بهبود و تعالی ، همراه شما هستیم .